Контроль за финансами IT-компании не только требует соответствующих компетенции, но и отнимает достаточно много времени. Что уж говорить о ежеквартальных и годовых отчетах в госслужбы, разобраться в которых получается далеко не каждому руководителю. Однако официальному бизнесу с белой бухгалтерией не избежать бумажной волокиты.
На начальном этапе развития агентства вопрос финансового учета зачастую старается решить сам директор (СЕО). Но со временем компания набирает обороты и нарастающий пул задач накрывает его с головой. И даже если он использует онлайн-сервисы «Контур.Эльба» или «Мое дело», то все равно тратит свое время на рутину, не приносящую прибыль. Да и как показала практика, для работы с сервисами тоже нужен компетентный человек.
Если выделить основные признаки, по которым понимаешь, что пора обратиться к бухгалтеру, то получатся следующие тезисы:
- финансовый и штатный рост агентства,
- аккредитация компании и использование льгот,
- необходимость в оперативном решении бухгалтерских вопросов,
- постоянные пени/штрафы при использовании автоматических сервисов,
- мониторинг изменений налогового кодекса.
АУТСОРСИНГ ИЛИ СВОЙ БУХГАЛТЕР
Сотрудничество с аутсорс-компанией или специалистом выгодно, когда ты ИП и не хочешь загружать свой график. Задач и отчетов не так много, а сроки на их решение не горят. Ты спокойно передаешь информацию, запрашиваемую сторонним бухгалтером, и отслеживаешь его работу в свободные часы.
С переходом бизнеса на ООО или другую форму деятельности ситуация кардинально меняется. Документации – больше, финансовые и кадровые процессы усложняются, а аутсорс-бухгалтер не разбирается в них на должном уровне. Это ведет к хаосу в отчетах, стрессу руководства компании и отсутствию грамотных консультаций по своему виду экономической деятельности.
ВЫЯВЛЕННЫЕ НАМИ МИНУСЫ АУТСОРС-БУХГАЛТЕРИИ
- Дополнительные обязанности по сбору первичных данных и их отправке аутсорсерам.
- Постоянные срывы сроков и затягивание сдачи отчетности до последнего рабочего дня.
- Некомпетентность во многих вопросах, связанных с IT.
- Оплачиваемое время за предоставление пояснений по запросам ФНС.
- Проблемы с оперативными выставлением и оплатой счетов.
- Смена персонала на аутсорсинге, которая приводит к «перекидыванию палок» вместо ответственности за совершенные ошибки.
- Отсутствие работы с персоналом: разъяснений по финансовым вопросам, зарплатам и премиям.
Аутсорс – это «костыль» в работе растущего агентства. У него нет цели оптимизировать процессы: важно – только сдать и закрыть вопрос. Поэтому при отсутствии своего бухгалтера руководству не к кому обратиться за грамотной консультацией, чтобы оперативно выявить и устранить риски компании.
НАШ ОПЫТ В ПОИСКЕ ШТАТНОГО БУХГАЛТЕРА
Мы собирались провести полноценный аудит всей бухгалтерии, поэтому отталкивались от умений кандидата не только вести учет, но и восстанавливать его, используя наши системы. В первую очередь мы обращали внимание на практику бухгалтера в ИТ-компаниях или смежных областях.
Критерии отбора:
- понимание деятельности агентства, основанное на реальных кейсах;
- работа со льготными режимами для ИТ-компаний;
- владение программой «Контур.Бухгалтерия» или другим онлайн-сервисом;
- навыки в систематизации учета;
- умение вести учет имущества и обязательств;
- уверенное знание бухгалтерского дела, трудового и налогового законодательств РФ;
- опыт успешного прохождения камеральных проверок и аудита;
- ответственность и оперативность;
- профильное образование.
В сопроводительном письме к отклику на вакансию мы ориентировались на открытость и честность кандидата. Если он давал информацию в развернутой форме и подкреплял ее кейсами, то мы видели его заинтересованность в работе на данной должности. Отклики без сопроводительного письма отходили на второй план, но и они не оставались без внимания. Совсем не было шансов у специалистов с очень кратким резюме или отсутствием стажа работы.
Кандидат без опыта – это бомба замедленного действия. Мы уже обращались к бухгалтерам на аутсорсинге, которые имели небольшой стаж. И к чему это привело? Через 1,5 года руководство столкнулось с серьезными проблемами, которые отняли много времени и средств. Если вы планируете взять сотрудника без подтвержденных на практике навыков, то тогда в компании уже должен быть главный бухгалтер. Он делегирует часть задач и проследит за их выполнением молодым специалистом.
СОБЕСЕДОВАНИЕ
Наш рекрутинг – это не конвейер по найму сотрудников. Мы внимательно изучали информацию о каждом кандидате, после чего приглашали подходящих нам специалистов на собеседование. На нем подробно разбирали заявленные навыки и узнавали ответные требования.
- Какой реальный опыт работы с IT-компаниями?
- Какие бухгалтерские инструменты Вы используете и почему?
- Можете ли Вы оптимизировать затраты на бухгалтерию?
- Был ли у Вас опыт решения спорных вопросов с инспекцией ФНС?
- Готовы ли Вы взять роль главного бухгалтера и полностью исключить участие генерального директора в процессах бухгалтерии?
- Вопрос с подвохом: Вы будете работать только у нас или параллельно подрабатывать на стороне?
ТЕСТОВОЕ ЗАДАНИЕ И ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК
После успешного прохождения собеседования мы предлагали выполнить тестовое задание. Как правило, просили провести аудит текущей деятельности компании, найти изъяны и проблемы. У нас уже был готовый ответ, который позволял сравнить решения и понять уровень кандидата, поэтому мы смотрели на оперативность выполнения и качество анализа.
Когда мы определили подходящих под наши критерии специалистов, то перешли к испытательному сроку. Он тоже являлся своеобразной проверкой, которая демонстрирует не только профессиональные навыки, но и желание человека работать на результат. Нам было важно восстановить бухгалтерию компании и полностью перенести ее в цифровой формат. Но некоторые кандидаты расценивали первостепенную задачу как дополнительную услугу, не входящую в их рабочее время. И это с учетом того что даже на испытательном сроке ставка специалиста покрывалась в соответствии с его запросом.
Полгода мы искали главного бухгалтера с релевантным опытом: изучили десятки резюме и провели порядка семи собеседований. Но главное, что итогом поиска стал свой специалист, который уже год закрывает задачи по финансовой, коммерческой и кадровой деятельностей компании.
Если вы ведете деятельность как ИП, то наличие бухгалтера в штате необязательно. Вы можете самостоятельно закрывать все вопросы через онлайн-сервисы или использовать время работника на аутсорсинге. Но когда вы переходите на другую форму бизнеса, то попадаете в новую реальность, где требуется постоянное участие специалиста. И очень хорошо – найти его до наступления критических ситуаций.
