Бухгалтерия IT-компании: кто приведет отчетность в порядок

Контроль за финансами IT-компании не только требует соответствующих компетенции, но и отнимает достаточно много времени. Что уж говорить о ежеквартальных и годовых отчетах в госслужбы, разобраться в которых получается далеко не каждому руководителю. Однако официальному бизнесу с белой бухгалтерией не избежать бумажной волокиты.

На начальном этапе развития агентства вопрос финансового учета зачастую старается решить сам директор (СЕО). Но со временем компания набирает обороты и нарастающий пул задач накрывает его с головой. И даже если он использует онлайн-сервисы «Контур.Эльба» или «Мое дело», то все равно тратит свое время на рутину, не приносящую прибыль. Да и как показала практика, для работы с сервисами тоже нужен компетентный человек.

Если выделить основные признаки, по которым понимаешь, что пора обратиться к бухгалтеру, то получатся следующие тезисы:

• финансовый и штатный рост агентства,

• аккредитация компании и использование льгот,

• необходимость в оперативном решении бухгалтерских вопросов,

• постоянные пени/штрафы при использовании автоматических сервисов,

• мониторинг изменений налогового кодекса. 

Аутсорсинг или свой бухгалтер

Сотрудничество с аутсорс-компанией или специалистом выгодно, когда ты ИП и не хочешь загружать свой график. Задач и отчетов не так много, а сроки на их решение не горят. Ты спокойно передаешь информацию, запрашиваемую сторонним бухгалтером, и отслеживаешь его работу в свободные часы.

С переходом бизнеса на ООО или другую форму деятельности ситуация кардинально меняется. Документации – больше, финансовые и кадровые процессы усложняются, а аутсорс-бухгалтер не разбирается в них на должном уровне. Это ведет к хаосу в отчетах, стрессу руководства компании и отсутствию грамотных консультаций по своему виду экономической деятельности.

Выявленные нами минусы аутсорс-бухгалтерии

1. Дополнительные обязанности по сбору первичных данных и их отправке аутсорсерам.

2. Постоянные срывы сроков и затягивание сдачи отчетности до последнего рабочего дня.

3. Некомпетентность во многих вопросах, связанных с IT.

4. Оплачиваемое время за предоставление пояснений по запросам ФНС.

5. Проблемы с оперативными выставлением и оплатой счетов.

6. Смена персонала на аутсорсинге, которая приводит к «перекидыванию палок» вместо ответственности за совершенные ошибки.

7. Отсутствие работы с персоналом: разъяснений по финансовым вопросам, зарплатам и премиям.

Аутсорс – это «костыль» в работе растущего агентства. У него нет цели оптимизировать процессы: важно – только сдать и закрыть вопрос. Поэтому при отсутствии своего бухгалтера руководству не к кому обратиться за грамотной консультацией, чтобы оперативно выявить и устранить риски компании. 

Наш опыт в поиске штатно бухгалтера

Мы собирались провести полноценный аудит всей бухгалтерии, поэтому отталкивались от умений кандидата не только вести учет, но и восстанавливать его, используя наши системы. В первую очередь мы обращали внимание на практику бухгалтера в ИТ-компаниях или смежных областях.

Критерии отбора:

• понимание деятельности агентства, основанное на реальных кейсах;

• работа со льготными режимами для ИТ-компаний;

• владение программой «Контур.Бухгалтерия» или другим онлайн-сервисом;

• навыки в систематизации учета;

• умение вести учет имущества и обязательств;

• уверенное знание бухгалтерского дела, трудового и налогового законодательств РФ;

• опыт успешного прохождения камеральных проверок и аудита;

• ответственность и оперативность;

• профильное образование.

В сопроводительном письме к отклику на вакансию мы ориентировались на открытость и честность кандидата. Если он давал информацию в развернутой форме и подкреплял ее кейсами, то мы видели его заинтересованность в работе на данной должности. Отклики без сопроводительного письма отходили на второй план, но и они не оставались без внимания. Совсем не было шансов у специалистов с очень кратким резюме или отсутствием стажа работы.

Кандидат без опыта – это бомба замедленного действия. Мы уже обращались к бухгалтерам на аутсорсинге, которые имели небольшой стаж. И к чему это привело? Через 1,5 года руководство столкнулось с серьезными проблемами, которые отняли много времени и средств.

Если вы планируете взять сотрудника без подтвержденных на практике навыков, то тогда в компании уже должен быть главный бухгалтер. Он делегирует часть задач и проследит за их выполнением молодым специалистом.