Советы по регистрации ПО в Минцифры

Восемь лет наша команда мирилась со сторонними коробочными и облачными программами для ведения бизнеса. Их сайдбары предусматривали функционал для любого вида деятельности, были максимально расширены и неудобны.

Но самое главное, что нас не устраивало в чужих софтах, – это отсутствие контроля над ними и связанность рук при сбоях в системе. Из-за нарастающего недовольства чужим ПО в 2019 году мы решили создать собственное, которое бы отвечало всем требованиям нашего диджитал-агентства.

Мы постепенно оцифровывали рабочие процессы компании и переносили их в корпоративную систему. За четыре года разработки у нас получился действительно полезный инструмент для агентств, студий и IT-отделов. Осознав практическую значимость своей ERP-системы, мы поняли, что должны поделиться ею с коллегами и официально вывести ПО на рынок.

Дополнительной мотивацией ко включению в реестр стали льготы от Минцифры:

• снижение страховых взносов до 7,6%,

• отмена НДС на продажу лицензии ПО,

• преимущества при участии в госзакупках и другие поощрения.

Для оформления MTunit мы обратились в компанию, которая профессионально занимается юридическим сопровождением по регистрации ПО в Минцифры. Кураторство экспертов значительно упростило сложный процесс, но все равно не отменило ряд трудностей.

Трудности регистрации ПО, с которыми мы столкнулись

1. Нам пришлось потратить немало времени на создание развернутого описания функциональных возможностей ERP-системы, а также на формирование инструкции по установке и эксплуатации ПО. Пошаговое руководство необходимо, чтобы специалист Минцифры правильно развернул и проверил присланный нами экземпляр программы. Кстати, нельзя предоставить только ссылку, даже если у вас облачный продукт.

2. Неожиданным для нас стало строгое ограничение стека. Мы переписали часть кода из-за включения в него запрещенных в РФ библиотек. Зато теперь у нас полностью российское ПО.

3. Мы не знали о том, что у компании должны быть соответствующие бухгалтерские документы. До 2023 года наш хозяйственно-финансовый учет вел специалист на аутсорсе, который не углублялся в жизнь агентства. Когда мы взяли штатного бухгалтера, ему пришлось в ускоренном режиме ознакомиться с информацией и подготовить требуемую документацию: приказы и акты о создании программного обеспечения, карточку учета нематериальных активов.

4. В процессе разработки мы не задумывались над неймингом будущей программы. Когда настало время подавать документы, изначально не приоритетная задача переросла в проблему. Наша команда второпях перебирала названия ERP. Мы рассмотрели 100+ вариантов от маркетолога и сотрудников различных отделов. В итоге пришли к выводу, что следует оставить рабочее наименование системы.

В начале октября 2023 года нам удалось зарегистрировать собственное ПО – ERP-систему для диджитал-агентств MTunit. Наша разработка находится в едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных под номером №19395.

Мы подготовили все, что от нас требовалось, но потратили на сбор и анализ информации колоссальное количество ресурсов. Если бы наша команда заранее знала, с чем ей предстоит столкнуться, то вела бы документацию с самого начала и не оказалась зажата во временные рамки. Чтобы у вас не вышло так же, даем несколько развернутых рекомендации.

Советы тем, кто хочет зарегистрировать ПО

Не торопитесь, а то опоздаете

Не спешите подавать заявление в Минцифры, если у вас на руках сырой продукт или MVP без подробного письменного разбора функционала. Тем более нельзя обращаться в министерство, если вы в самом начале разработки софта. На первом этапе стоит больше уделять внимание документации, бэклогу, рискам и бюджетированию.

Выделите команду под разработку

Неправильно – разворачивать проект, не имея на него ресурсов: людей и времени. Вам нужна отдельная команда, которая реализует все задачи в рамках планируемого бюджета. Не забудьте и о финансовой подушке безопасности на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут вынудить приостановить или растянуть проект. Также никто не отменял больничные, увольнения и рост зарплат.

Организуйте порядок

Ведите учет времени на разработку, попутно описывая функционал, и предупредите бухгалтера о сборе необходимой документации с его стороны. Если у вас несколько юридических лиц или фирм, то определитесь на балансе какой из них будет находиться ПО.

Обратитесь к профессионалам

Мы не искали компанию, которая все сделает под ключ, нам было важно самим разобраться в подготовке документов, чтобы потом самостоятельно их подавать. Однако впервые регистрировать ПО в Минцифры без экспертной юридической помощи – это равноценно путевке в ад. На второй или третий раз вы либо бросите это дело, либо все равно обратитесь к специалистам.

Оптимальное решение – брать консалтинг и сопровождение. Тем самым вы поймете все процессы регистрации и узнаете, как ежегодно сдавать дополнительные отчеты для Минцифры. Благодаря нашему опыту партнерства с юристами мы приобрели необходимые для нас навыки, которыми планируем пользоваться в будущем, чтобы оформлять свои новые IT-продукты.