ERP VS Excel

Работа в Excel: Низкая эффективность и человеческий фактор

До внедрения ERP-системы все операции, связанные с регистрацией, планированием и логистикой, выполнялись вручную в Microsoft Excel:

• Ручной ввод и распределение: Операторы регистрировали все поступающие заявки в "коробочной" версии Excel. В этом же файле они искали свободное время специалистов и назначали бригады.

• Длительная обработка: На занесение одного входящего запроса, поиск свободного "‎окна", исполнителя и планирование логистики тратилось около 30 минут менеджера.

• Риск ошибок: Для получения актуального расписания и статуса работ оператор был вынужден постоянно запрашивать обновленные Excel-файлы, что приводило к сбоям и ошибкам планирования.

Поскольку единственным референсом будущей ERP-системы была Excel-таблица, мы провели углубленный анализ рабочих процессов клиента, чтобы детально проработать требования. Главной сложностью стала разработка сложного алгоритма автоматического распределения заказов, который должен был закрыть потребности компании в эффективной логистике.

Нашли решение и вот что сделали

Мы разработали кастомную ERP-систему на базе PHP/Yii2, сфокусировавшись на удобстве оператора и максимальной автоматизации логистики.

Шаблон формы заявки

Наш приоритет в работе с ERP-системой – удобство оператора. Чтобы специалист не упустил ни одного важного пункта и сразу мог предоставить клиенту выбор даты и времени, мы создали шаблон приема заявок.

В нем сотрудник не только фиксирует основную информацию по заказу услуги, но и сразу ставит ее в график, найдя подходящий свободный слот. Расписание уже учитывает время на оказание услуги, которое заранее прописано исходя из опыта компании.

Раздел «Управление»

Заявки можно редактировать: переносить на другое время, исправлять данные, добавлять и убирать работы. После правок система напоминает об оповещении клиента и фиксирует корректировки в отдельной таблице изменений.

Текущие заявки и маршрут

Все заказы услуг отображаются в разделе «Заявки». На главной странице находятся записи об актуальных работах, которые надо выполнить бригаде. Помимо данных о клиенте и хронологического интервала, здесь же расположена Google-карта с навигацией движения из офиса до адреса заказчика. Открывается она при выборе бригады-подрядчика. В ней учитывается даже то, что для определенных видов работ требуется связаться с УК и заехать за ключом от щитка.

Чтобы нарисовать маршрут, система берет в расчет занятость специалистов, их рабочий график и расстояние от дома/офиса клиента. За правильность вычислений отвечает сложный алгоритм распределения.

Он же не дает назначить заявку на сотрудников, у которых нет возможности ее выполнить, и предлагает ту бригаду, что будет находиться географически ближе к месту заказа. Но если специалисты вблизи заняты, то перераспределяет нагрузку и предоставляет выбор из других подрядчиков.

Механизм действий выстроен так, чтобы максимально ускорить работу оператора и минимизировать при этом человеческий фактор ошибки. Ему фактически не приходится думать о логистике самому.

Реляционная база данных

Занесение и хранение информации в ERP – важная часть для алгоритма распределения заявок. Именно БД сообщает системе о видах и особенностях работ, расписании сотрудников, адресах и контакты ЖК, диспетчерских, УК. Данные можно создавать, редактировать и удалять. При правках будут меняться график, услуги и маршруты.

API

Провайдер планировал настроить взаимодействие со своим сайтом и сторонними сервисами, через которые поступают заявки. Поэтому последней нашей доработкой ERP стали методы и функционал для интеграции системы с другими платформами.

Протестировали систему

ERP – это внутренняя система компании, поэтому тестирование проходило с обеих сторон. Первоначально наша команда изучала корректность расчетов функционала, после чего провайдер проверял поведение платформы в работе. Дополнительно мы подсоединили дебаг-панель, которая вылавливает всплывающие ошибки. Благодаря этому разработчики отслеживали сбои при внедрении новых функций и оперативно вносили правки, доводя программу до идеала.