Мы уже сталкивались с тотальной удаленкой во время пандемии. Тогда нам пришлось за несколько дней перестроить все внутренние процессы компании. Однако в 2020 году смена формата была вынужденной и «сырой», и после открытия офиса специалисты вернулись к привычному распорядку.
Несмотря на выявленные минусы удаленного формата работы, о которых мы писали ранее, сейчас наша команда готовится к глобальным переменам. В 2024 году мы решили выйти на новый рынок спроса-предложений и расширить географию поиска сотрудников. Вдобавок был проведен опрос среди разработчиков MediaTen, и он показал заинтересованность коллег в частичном посещении офиса и полном отказе от него.
Заручившись целью, мы изучили разные методы и инструменты, которые помогают выстроить взаимодействие на расстоянии. И на их основе создали организационную структуру, подходящую аутсорс\аутстаф-агентству. Чтобы к ней прийти, руководство MediaTen потратило не один день на обсуждения, анализ рисков и составление регламентации.
Мы сэкономим ваше время и поделимся выявленными проблемами при переходе на удаленное сотрудничество и вариантами их закрытия.
Оформление и документация
Проблема: тонкости официального трудоустройства удаленщика
Договор с удаленным сотрудником отличается от обычного, так как в нем прописана совсем иная организационная специфика. Чтобы его составить и официально заверить, надо иметь полное представление о том, как будет выстроена работа, и прописать все нюансы. Иначе могут возникнуть спорные и конфликтные ситуации, не учтенные заранее.
Решение: четкая регламентация
Если вы впервые столкнулись с оформлением удаленного сотрудничества, то можете воспользоваться шаблоном договора из Интернета. По стандартам в нем указываются:
- наименование организации и город специалиста без конкретного адреса;
- график работы в часовом поясе работодателя;
- способы общения с коллегами, заказчиками и сроки для ответов;
- возможность и порядок вызова в офис;
- регламент рабочего дня и проблемных ситуаций, например, если отключат Интернет;
- рекомендации по личному оборудованию и обязательства по представляемой технике;
- компенсации и штрафы.
Внимательно прочтите предлагаемые условия, подходят ли они вам и скорректируйте под свою компанию.
Решение: почта и КЭДО
Существуют два способа обмена документами при найме удаленного специалиста, на самом деле – три. Первый – отправка договоров по почте и получение копий документации. Второй – КЭДО с электронной подписью. Введение кадрового электронного документооборота позволяет сократить время на бумажную волокиту, но требует вложений и обучения в системе поставщика услуги. Третий – самый легкий способ, но возможен он только тогда, когда сотрудники находятся в черте города компании. Просто встретиться и оформиться вживую.
Оборудование
.jpg)
Проблема: нет нужной техники или программ
Частая практика – отсутствие у молодых специалистов рабочего инвентаря с необходимыми конфигурациями. Еще более частотная – нежелание использовать домашний ПК для работы и ставить на него софты компании.
Решение: документированная передача инструментов или офисные центры
Кардинальный метод избавиться от проблемы – не создавать ее, исключив из найма кандидатов без подходящей техники. Консенсуальное решение – предоставить необходимое оборудование, подписав договор о передаче и получении. Впоследствии можно вернуть технику, вычесть ее стоимость постепенно из зарплаты или обсудить выкуп при увольнении. У купленных программ – сменить доступ или отозвать подписку.
Крупные компании нашли обходной путь и открывают локальные опенспейсы. Специалист приходит в любой офис в своем городе, садится за свободное место и работает уже в настроенном интерфейсе со всеми софтами.
Коммуникация
.jpg)
Проблема: отсутствие живого общения ведет к отстранению от коллектива
Помимо очевидных недостатков в скорости ответов или блуждания в чатах, есть более существенный минус. На удаленке трудно поддерживать сплоченность команды и выстраивать открытые отношения с ноткой дружелюбия. Специалисту же сложнее передать неудовлетворенность в рабочих моментах и эмоционально легче просто уйти из компании без обсуждения своих планов.
Решение: отдельный канал
Если в компании нет HR, который заботится об эмпатии в команде, то следует самостоятельно наладить взаимосвязь сотрудников. Коммуникацию поддерживают через общедоступные мессенджеры, например, Telegram. Есть платные корпоративные приложения, которые позволяют не отвлекаться на сторонние сообщения и рассылки. Так или иначе должен быть отдельный канал\чат, в котором коллеги смогут писать на около или внерабочие темы. Проще говоря, общаться по-человечески об интересном и наболевшем.
Решение: мероприятия
Для кого-то командный дух – мистическое явление, но в основном для тех, кто с ним никогда не встречался. Чувство физической причастности к команде – дополнительный инструмент удержания сотрудника. Пользуйтесь любой возможностью собрать коллектив: совместная поездка, праздничная встреча, пицца-день, митап старшего специалиста. Чем больше крутых поводов вы найдете для сборов, тем чаще и приятнее станет общение. Выбирать даты нужно заранее, обсуждать и составлять план мероприятий.
Контроль
.jpg)
Проблема: нет фактического подтверждения того, из-за чего произошел сбой в работе
Даже с небольшим штатом 10-15 человек трудно отследить бесперебойность работы каждого и вовремя, а главное – правильно разобраться в непредвиденной ситуации. Никто не застрахован ни от плохого Интернета, ни от желания посмотреть пару часов видео. Причины остановки работы могут быть разными, но ни один работодатель не хочет оплачивать время несогласованного простоя.
Решение: таск-менеджер и трекер рабочего времени
Существует два основных подхода к мониторингу выполнения задач: по дедлайнам и тотальный. В первом случае в выбранной ERP, таск-менеджере или иной учетной системе ставятся задачи и сроки их выполнения. Специалист сам распределяет свое время, ориентируясь на дедлайн. Но если что-то пойдет не так, то у него не будет визуального «алиби», чтобы оправдать остановку в работе или ошибку.
Тотальный контроль подразумевает установку специальной программы по типу Kickidler или плагина, который отслеживает время и саму работу в интерфейсе. Такой подход устраивает не всех сотрудников, ведь они ошибочно предполагают, что работодатель постоянно смотрит за их действиями. Здесь важно донести до команды, что у руководства есть свои дела, а софт нужен, чтобы разобраться в причинах неполадок.
Безопасность
.jpg)
Проблема: возможность утечки данных
Один из острых вопросов, который часто игнорируют небольшие компании, – как обезопасить свою и клиентскую информацию? Даже при грамотно составленном и подписанном NDA со стороны работника остаются риски утечки. Взлом системы, копирование и слив данных – тема, которая активно поднималась в прошлом году.
Решение: подключение к удаленной машине или виртуальному интерфейсу
Протокол удаленного рабочего стола (RDP) – это технология, которая позволяет удаленным пользователям подключаться к рабочему столу компьютера или сервера через Интернет и внутреннюю сеть предприятия. Для надежности все коммуникации между компанией и сотрудниками должны быть защищены, например, с использованием виртуальной частной сети (VPN) или зашифрованной передачи информации.
Виртуальные рабочие столы (VDI) — еще один способ защиты данных при работе с удаленными сотрудниками в IT-компании. Вместо того чтобы хранить данные и приложения на устройствах специалистов, можно предоставить им доступ к виртуальному рабочему столу, который запускается и управляется на серверах компании или в облаке.
Важнейший аспект в сохранности информации – это знание самого сотрудника мошеннических схем и методов их избежать. Следует регламентировать действия и установить правила, обеспечивающие безопасную работу с данными.
Мы перечислили основные проблемные зоны формата, но у каждой компании есть индивидуальные риски. Их стоит определить и проработать «на берегу» введения удаленки и гибрида. Переход на удаленное взаимодействие – сложный процесс, который требует подготовки и финансовых вложений. Даже если он не подразумевает закрытие офиса, а является дополнительным инструментом для привлечения сотрудников.
