СРОК ВЫПОЛНЕНИЯ: сентябрь 2017 – февраль 2018
ШТАТ ПРОЕКТА (АУТСОРСИНГ): team lead, 3 fullstack-разработчика
ТЕХНОЛОГИИ: PHP, Yii2, PostgreSQL, HTML, CSS, JavaScript, Bootstrap, jQuery, Docker, Docker Compose, Git
СТОИМОСТЬ ПРОЕКТА: > 2,5 млн. руб.
К НАМ ОБРАТИЛСЯ КЛИЕНТ
Компания 20+ лет занимается монтажными работами и подключением Интернета, ТВ и телефонии в Москве и МО. Она успешно конкурирует на рынке провайдинга и расширяет внутрирегиональную позицию поставки услуг. Для реализации стратегии постепенно оцифровывает бизнес-процессы и переносит их на веб-платформы.
Изначально провайдер пришел к нам с доработкой личного кабинета клиента на сайте. После настройки функционала ЛК мы узнали, что у компании есть более глобальные проблемы, которые связаны с отсутствием автоматизации в обработке заявок.
МЫ ПОНЯЛИ ЕГО БОЛЬ
Все поступающие клиентские заявки операторы регистрировали в коробочной версии Excel. В этой же программе они искали свободное время специалистов и саму бригаду, которая выполнит подключение и/или монтажные работы.
На занесение одного входящего запроса, поиск «окошка», исполнителя и логистику дальнейших действий тратилось ~30 минут менеджера. Более того, чтобы получить актуальную информацию о расписании выездных сотрудников, оператор постоянно запрашивал обновленный Excel-файл.
Здесь даже излишне рассуждать о недостатках и неудобстве работы в неподходящем для бизнеса ПО, поэтому мы сразу взялись за дело.
УСТАНОВИЛИ ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Ускорить обработку входящих заказов и дальнейших работ по заявкам с помощью ERP-системы.
ВЫДЕЛИЛИ ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
- Пошаговая форма регистрации заявок в системе и распределение по бригадам.
- Функционал для управления и изменения заявок.
- Автоматизированное распределение услуг и автоматическое определение маршрута.
- Централизованное хранение информации о сотрудниках, адресах, УК и диспетчерских.
- API для последующих интеграций с другими сервисами провайдера.
НАМЕТИЛИ ТРУДНОСТИ
Из-за того что единственный референс будущей ERP-системы – Excel-таблица, мы упорно брифовали провайдера, чтобы углубиться в рабочие процессы и детали. Выявили, что самым сложным станет алгоритм распределения заказов по бригадам и назначения маршрутов. Но именно он закроет целый пул потребностей компании.
НАШЛИ РЕШЕНИЯ И ВОТ ЧТО СДЕЛАЛИ
ШАБЛОН ФОРМЫ ЗАЯВКИ
Наш приоритет в работе с ERP-системой – удобство оператора. Чтобы специалист не упустил ни одного важного пункта и сразу мог предоставить клиенту выбор даты и времени, мы создали шаблон приема заявок.
В нем сотрудник не только фиксирует основную информацию по заказу услуги, но и сразу ставит ее в график, найдя подходящий свободный слот. Расписание уже учитывает время на оказание услуги, которое заранее прописано исходя из опыта компании.
РАЗДЕЛ «УПРАВЛЕНИЕ»
Заявки можно редактировать: переносить на другое время, исправлять данные, добавлять и убирать работы. После правок система напоминает об оповещении клиента и фиксирует корректировки в отдельной таблице изменений.
ТЕКУЩИЕ ЗАЯВКИ И МАРШРУТ
Все заказы услуг отображаются в разделе «Заявки». На главной странице находятся записи об актуальных работах, которые надо выполнить бригаде. Помимо данных о клиенте и хронологического интервала, здесь же расположена Google-карта с навигацией движения из офиса до адреса заказчика. Открывается она при выборе бригады-подрядчика. В ней учитывается даже то, что для определенных видов работ требуется связаться с УК и заехать за ключом от щитка.
Чтобы нарисовать маршрут, система берет в расчет занятость специалистов, их рабочий график и расстояние от дома/офиса клиента. За правильность вычислений отвечает сложный алгоритм распределения.
Он же не дает назначить заявку на сотрудников, у которых нет возможности ее выполнить, и предлагает ту бригаду, что будет находиться географически ближе к месту заказа. Но если специалисты вблизи заняты, то перераспределяет нагрузку и предоставляет выбор из других подрядчиков.
Механизм действий выстроен так, чтобы максимально ускорить работу оператора и минимизировать при этом человеческий фактор ошибки. Ему фактически не приходится думать о логистике самому.
РЕЛЯЦИОННАЯ БАЗА ДАННЫХ
Занесение и хранение информации в ERP – важная часть для алгоритма распределения заявок. Именно БД сообщает системе о видах и особенностях работ, расписании сотрудников, адресах и контакты ЖК, диспетчерских, УК. Данные можно создавать, редактировать и удалять. При правках будут меняться график, услуги и маршруты.
API
Провайдер планировал настроить взаимодействие со своим сайтом и сторонними сервисами, через которые поступают заявки. Поэтому последней нашей доработкой ERP стали методы и функционал для интеграции системы с другими платформами.
ПРОТЕСТИРОВАЛИ СИСТЕМУ
ERP – это внутренняя система компании, поэтому тестирование проходило с обеих сторон. Первоначально наша команда изучала корректность расчетов функционала, после чего провайдер проверял поведение платформы в работе. Дополнительно мы подсоединили дебаг-панель, которая вылавливает всплывающие ошибки. Благодаря этому разработчики отслеживали сбои при внедрении новых функций и оперативно вносили правки, доводя программу до идеала.
ПРИШЛИ К РЕЗУЛЬТАТУ
Несмотря на отсутствие технического задания, мы смогли продуктивно сотрудничать с компанией в формате Time & Material. Он позволил нам глубоко погрузиться в бизнес заказчика и предложить тот инструмент, что был ему нужен.
Узкий и профильный функционал системы автоматизировал обработку заявок и ускорил ее в 10 раз. Продуманный алгоритм также помог настроить логистику компании и сократить время на просчет маршрута.
Уже 6 лет московский провайдер использует разработанную нами ERP, встречаясь с Excel-файлами только при экспорте данных из нее.
