Внедрение CRM, ERP, PRM. Что нужно бизнесу, чтобы зарабатывать больше, а работать меньше?

Компании завязаны на процессах: зарегистрироваться в реестре, нанять сотрудников, выдать задачи, обработать клиента. Фирмы растут, штат и поток лидов увеличиваются. В итоге оперативных задач становится слишком много и уследить за всем по старинке физически невозможно.

Наверняка вам знакомы ситуации, когда:

• срывались дедлайны проектов;
• не подавали налоговую декларацию вовремя;
• пропустили заявку клиента, и он ушел к конкурентам;
• непонятно, на ком лежит ответственность за задачу;
• закончились товары на складе, а поставка не сформирована.

В разном бизнесе разные проблемы, но все они ведут к одному – негативным последствиям. Казалось бы, нет ничего страшного в одной ошибке. Но когда они становятся регулярными, то под угрозу встает деятельность всей компании. Ведь предсказать, какой именно просчет станет критическим, очень сложно.

Процессы – это составляющие всей бизнес-системы. И чтобы ни в одном звене цепочки не было сбоев, нужно грамотно ими управлять. Для этого существуют цифровые платформы, которые упорядочивают задачи и вовремя сигнализируют о проблемах. Те самые CRM, ERP, PRM и другие автоматизированные инструменты.

Когда руководители компаний ищут подобные решения, то сразу же натыкаются на готовые сборки. Выглядит все просто: покупаешь систему → вносишь нужную информацию → пользуешься. Здесь и начинаются первые трудности – система попросту может не подойти. 

CRM – управление клиентами и заказчиками

Известная бизнес-система, которая предназначена для управления отношениями с клиентами. Изначально предназначалась для сферы обслуживания, но впоследствии адаптировалась и под другие отрасли.

Ключевая цель CRM – автоматизация продаж, процесса обслуживания покупателей и сбора аналитических показателей. Лучше всего подойдет компаниям в сфере торговли, маркетинга и клиентского сервиса. 

Функционал CRM

• Автоматизация продаж. Система распределяет клиентов по этапам воронки и отображает статусы заявок. Помогает запускать скрипты для общения с потенциальными заказчиками и заносить их в общий пул.
• Электронный документооборот. Все действия с бумагами производятся внутри CRM. Пользователю доступны шаблоны документов и возможность добавить собственные образцы.
• Контроль за выполнением задач. Система формирует отчеты с показателями работы каждого сотрудника и отдела. Топ-менеджмент получает прозрачную статистику, управление и мониторинг выполнения плана.
• Интеграция со сторонними сервисами. Платформа облегчает прием заявок и коммуникацию с клиентами через разные каналы. При разработке корпоративной CRM подключаются мессенджеры, IP-телефония, email-рассылки и другие способы связи.
• Пространство для совместной работы. Все сотрудники занесены в единую базу, что облегчает внутреннюю коммуникацию. При наличии прав, пользователь узнает контакты и загруженность коллег. 

CRM пользуются большим спросом на рынке, поэтому существует огромное количество облачных платформ. Ключевая особенность CRM – возможность купить подписку на сервис. Это плюс для микро- и малого бизнеса, который не нуждается в специфических функциях и собственной системе.

Подключение CRM в рамках тарифа – выгодный формат. Цены начинаются от 800 рублей в месяц за регистрацию одного человека. Облачные‎ платформы рассчитаны на среднестатистические компании с общими задачами: внести клиентские данные в базу, обработать, перенести в архив. С ними могут работать как топ-менеджеры, так и назначаемые сотрудники.

Если же вы планируете развивать бизнес или у вас уже крупная сеть, то нужно комплексное решение. Здесь CRM не сможет закрыть все задачи, например, в планировании логистики или налоговом учете. В таком случае рассмотрите ERP-системы. 

ERP – планирование ресурсов предприятия 

ERP – это система, которая оптимизирует производство, контролирует ресурсы и структурирует информацию о бизнес-процессах.

Сперва может показаться, что ERP подходит только промышленным фирмам, заводам и фабрикам. На самом деле речь идет не только о финансовых ресурсах, но и штате, ЭДО, бухгалтерии. В отличие от CRM-платформ, которые контролируют внешнее взаимодействие, ERP систематизирует «внутрянку‎»‎ компании.

Ключевая цель ERP – обеспечить централизованное хранение и структурирование данных о бизнесе, автоматизировать операционную деятельность, упростить принятие решений и снизить издержки. 

Функционал ERP

• Ресурсный учет. ERP отслеживает и регистрирует все производственные запасы, а также товарооборот компании. Система помогает установить и контролировать сроки и объемы поставок.
• Кадровый учет. В ERP ведется учет человеческих ресурсов, разрабатываются графики работы и осуществляется мониторинг израсходованных трудозатрат.
• Документация. В ERP составляется и генерируется требуемая документация, автоматизируется ЭДО, что упрощает повседневные процессы.
• Финансы и бухгалтерия. В ERP ведется бухгалтерский и налоговый учет, а также осуществляется контроль финансового положения компании. Система помогает в управлении деньгами и обеспечивает прозрачность результатов.
• Логистический контроль. ERP позволяет управлять как внутренней, так и внешней логистикой, а также контролировать процессы сбыта. При соответствующей настройке система отправляет уведомления сотрудникам о прогнозах по расходу ресурсов. 

ERP работает комплексно, соединяя каждый отдел предприятия в единую сеть. Например, менеджер по продажам вводит заказ в систему → в этот момент технологи заказывают товар, логисты проверяют наличие на складе, а бухгалтерия готовит отчетность.

На рынке представлены готовые ERP-решения, которые вы можете приобрести уже сейчас. Однако ценник на минимальную версию стартует от 500 тысяч рублей. А если докупать необходимые лицензии, расширения функций и подключать нескольких сотрудников, то цена может вырасти до 15+ миллионов.

И это все с учетом, что изначально коробочная система не будет адаптирована под вас. Некоторые производители модернизируют ее, но за дополнительную цену. Большинство же ограничивается стандартным набором функций и технической поддержкой.

В данном случае разработка ERP под цели конкретно вашей компании – наиболее выгодный вариант. Вы не только получите решение всех головных болей фирмы, но и значительно сэкономите. При необходимости разработчики внесут изменения, добавят новый функционал или интегрируют внешние сервисы.

В практике MediaTen есть кейс создания ERP-системы. За 6 месяцев мы разработали корпоративную платформу для московского интернет-провайдера. На выходе получили систему, которая в 10 раз ускорила обработку входящих заказов и дальнейших монтажных работ. 

Гибрид CRM + ERP 

В управлении крупными компаниями часто используются «‎сборки» из всевозможных автоматизаций.‎ Когда фирмы развивают не только продажи, но и хотят оптимизировать склад – наступает время разработать единую корпоративную платформу.

Расширенный функционал ERP дополняет CRM, а данные между ними синхронизируются через специальные интерфейсы и API. Это особенно важно при работе с BigData, большим потоком клиентов и связью между филиалами компании.

Другой вариант, когда CRM встроена как блок в программу ERP, наряду с модулями «Управление производством‎»‎, «‎Логистика»‎ и «‎Маркетинг»‎. Преимущество данного метода заключается в том, что нет необходимости в интеграции продуктов и внесении постоянных корректировок из-за обновлений программ.

PRM – партнеры в одном месте

Еще один подвид автоматизированной системы для бизнеса. Управление партнерскими отношениями особенно востребовано в масштабируемых компаниях, которые завязаны на подрядчиках, поставщиках и дилерах.

Ее функционал похож на составляющие и CRM, и ERP. Автоматизируется как первое подписание партнерского соглашения, так и еженедельные отчеты о комиссии.

Особенность данной системы в том, что партнеры также имеют доступ в систему. Администраторы выдают им особые права, при которых они видят нужную отчетность, регламенты, мотивационные бонусы, продажи своего отдела.

Мы разработали PRM-систему для сервиса по предоставлению технической гарантии на автомобили Karso. Его боль заключалась в огромном количестве договоров от дилеров со всей России. Разработчики MediaTen проанализировали схему взаимодействия дистрибьюторов и клиентов для выявления проблем. В итоге создали PRM-платформу с личными кабинетами для партнеров и учетными записями администраторов.

Памятка, как выбрать свою автоматизированную систему 

Выбор автоматизированной бизнес-системы – ответственный шаг для растущей компании. Перед ее покупкой проведите аналитику процессов компании, выявите проблемные аспекты и ответьте на вопросы.

1. Какие проблемы вы хотите решить с помощью автоматизации?
2. На какие результаты рассчитываете от использования бизнес-системы?
3. Какой бюджет готовы выделить на новую систему?
4. Сколько сотрудников будет работать с платформой?
5. Требуются ли вам интеграции со сторонними сервисами?

Исходя из ответов вы определитесь с целями внедрения бизнес-системы. Ведь рассмотренные IT-платформы могут оптимизировать процессы как всей компании, так и ее определенных направлений. Например, управление только персоналом или внутренними процессами в комплексе.

На самом деле разновидностей бизнес-систем куда больше, чем мы перечислили. И разобраться в характеристиках каждой непросто, особенно, когда вы уже хотите внедрить ее в свою компанию. Поэтому мы создали таблицу, в которой перечислили специфику 7 автоматизированных систем. Забирайте ее в Telegram-канале MediaTen.